Phong cách làm việc của người Nhật như thế nào?

Phong cách làm việc của người Nhật có gì đặc biệt mà được cả thế giới ngả đầu ngưỡng mộ? Cùng Thanh Giang khám phá những điều “thần kỳ” đã làm nên những “chiến binh” đưa nước Nhật trở thành quốc gia có nền kinh tế hàng đầu thế giới.

1. Phong cách làm việc của người Nhật – Đúng giờ

Từ lâu, “đúng giờ” đã trở thành một trong những nét đẹp trong văn hóa – phong cách làm việc của người Nhật Bản. Khái niệm đúng giờ của người Nhật là bạn phải có mặt trước giờ hẹn 5 đến 15 phút. Đây là cách người Nhật xây dựng niềm tin ở đối phương. Lên kế hoạch kỹ lưỡng về thời gian là việc tối thiểu và cần thiết trong các cuộc hẹn với người Nhật. Nếu không may bạn bị trễ hẹn, hãy thông báo trước cho bên kia để họ chủ động công việc, không lãng phí thời gian. Người Nhật rất nghiêm khắc với bản thân về việc giờ giấc. 

Ở Nhật, bạn có thể dễ dàng thấy sự quan trọng của “đúng giờ” đến từng phút, từng giây. Đó là khi bạn đi tàu siêu tốc ở Nhật, bạn chỉ cần trễ 1 phút hay thậm chí là 30 giây trong chuyến tàu từ Osaka đến Kyoto, bạn có thể tốn thêm 2000 yên (khoảng 400.000 vnd) mua lại vé. Hay với những bạn du học sinh du học Nhật Bản tại Đại học Tokyo, dù thời tiết lanh 2-3 độ nhưng tất cả giảng viên đều có mặt đúng 8h45 phút chuẩn bị máy chiếu và tài liệu giảng dạy. Thế nên sinh viên tự giác đến đúng giờ vì họ sẽ không có cơ hội tham gia lớp học nếu đi trễ.

Văn hóa đúng giờ là một trong những điều thần kỳ khi nhắc tới con người cũng như sự phát triển của nền kinh tế xứ Phù Tang.

2. Tôn trọng đối phương từ cách chào hỏi, trang phục công sở

2.1 Lễ nghi chào hỏi trong văn hóa của người Nhật

Nhật Bản là quốc gia châu Á có nền văn hóa độc đáo, đặc biệt rất đề cao lễ nghi nên trong cách chào hỏi, người Nhật luôn luôn thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người đối diện. Cúi chào đối với người Nhật là cách chào hỏi rất tự nhiên hàng ngày ở Nhật và mỗi người Nhật sẽ được học các phép tắc xã giao quan trọng này từ khi còn nhỏ.

Khi gặp một người Nhật, đối với những người lớn tuổi hoặc người có địa vị cao quý thì bạn càng cúi thấp bao nhiêu càng thể hiện sự kính trọng của bạn đối với người đó bấy nhiêu. Ngoài ra, bạn còn phải giữ tư thế đó lâu hơn bình thường. Nếu là người cùng tuổi, cùng cấp bậc, địa vị thì bạn chỉ cần khẽ cúi chào trong vòng 1-2 giây. Đặc biệt, khi gặp người có mối quan hệ thân thiết, thay vì phải cúi người thì bạn có thể vẫy tay chào hỏi bình thường, nở một nụ cười để thể hiện sự vui tươi cũng như tạo không khí thoải mái cho người đó.

Sau khi cười và cúi chào thì bạn nên kết hợp nói những câu quen thuộc như “Ohayo Gozaimasu”  hoặc “konnichiwa” để thêm phần lịch sự và tôn trọng người đối diện.

Bên cạnh đó cũng có một số điều bạn cần lưu ý khi chào hỏi với người Nhật là: Không nên nhìn thẳng vào mắt người đối diện khi cúi chào. Khi gọi ai đó bằng cách vẫy tay bạn nên để bàn tay thẳng và khép các ngón tay lại. Nếu vi phạm các quy tắc trên, bạn có thể sẽ bị cho là vô lễ và mất lịch sự.

2.2 Trang phục nơi công sở lịch sự, chỉn chu

Không chỉ trong giao tiếp mà trang phục cũng là một trong những điểm nhấn quan trọng trong phong cách làm việc của người Nhật Bản. Ăn mặc lịch sự không chỉ giúp bản thân thêm gọn gàng, chỉn chu trong công việc mà còn đánh ra sự chuyên nghiệp của cả doanh nghiệp. Những đối tác, khách hàng sẽ nhìn vào phong thái và trang phục của nhân viên để đánh giá bộ mặt của công ty đó.

3. Coi trọng ý kiến tập thể hơn cá nhân

Nếu là một thực tập sinh hay người lao động tại Nhật, bạn sẽ thấy rằng hầu hết các môi trường làm việc của các công ty Nhật luôn coi trọng văn hóa làm việc tập thể. Do đó sự hiểu biết thấu đáo về văn hóa, cách cư xử và hỗ trợ lẫn nhau cũng quan trọng không kém các kỹ năng liên quan đến công việc.

Trong các cuộc họp và thảo luận, bạn nên hướng đến cái chung của cả tập thể, tìm ra sự thống nhất giữa bản thân và đồng nghiệp của mình. Người Nhật khi trao đổi với nhau, thường kết hợp hài hòa giữa lời nói và phép tắc cư xử để góp ý và tìm phương pháp giải quyết để tránh hiểu lầm không đáng có với đồng nghiệp.

Phong cách làm việc của người Nhật nhấn mạnh tính nhã nhặn và lịch sự nên khi trình bày ý kiến cá nhân bạn nên thể hiện sự tôn trọng với mọi người xung quanh, sử dụng những từ ngữ nhẹ nhàng, dễ chịu để người nghe có thể dễ dàng hiểu và lý giải.

4. Học tập những người đi trước

Người Nhật luôn dành sự tôn trọng cho những người đi trước vì sự hiểu biết, từng trải và những kinh nghiệm quý giá trong suốt hành trình làm việc của họ.  Dù cho  ở cấp bậc nghề nghiệp như nhau, nhưng đối với những người lớn tuổi hơn thì phải tôn trọng những ý kiến của họ. Trong những cuộc họp, người Nhật luôn trực tiếp đưa ý kiến của mình tới người có cấp bậc cao nhất để trình bày và xin ý kiến. 

5. Phong cách làm việc của người Nhật – Yêu công việc

Mỗi khi nhắc đến phong cách làm việc của người Nhật, hình ảnh những người làm việc tăng ca, thâu đêm suốt sáng là một trong những hình ảnh không còn xa lạ. Thậm chí chính phủ Nhật Bản còn quy định người đi làm tại Nhật chỉ được làm 52h/tuần và nên dành thời gian nghỉ ngơi. Ngoài ra người còn rất ít khi xin nghỉ phép, không phải họ không muốn có nhiều thời gian nghỉ ngơi hay thư giãn mà là đối với họ, những ngày nghỉ trong tuần hay tháng là đủ để họ giải lao, còn thời gian nghỉ phép dành cho công việc sẽ tốt hơn nhiều.

“Đã không làm thì thôi nhưng đã làm thì phải làm hết sức mình”. Có lẽ chính điều đó đã giúp Nhật Bản vươn lên thành đất nước phát triển hàng đầu thế giới với các công nghệ hiện đại nhất. 

Người Nhật rất yêu công việc của mình và luôn cố gắng làm thật tốt mọi công việc. Một phần là vì cuộc sống mưu sinh. Mặt khác họ phải làm thật tốt thì mới có chỗ đứng vững chắc trong xã hội, do đó mà áp lực về công việc lên giới trẻ Nhật cũng vô cùng lớn dẫn đến một số hậu quả “buồn” trong xã hội.

6. Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc 

Chắc hẳn trong nhà bạn “không nhiều thì ít“, vẫn luôn có những món đồ công nghệ Nhật Bản phục vụ cho cuộc sống của gia đình. Có thể là nồi cơm điện, máy giặt, điện thoại,… tất cả một khi đã là “xuất xứ Nhật Bản” thì luôn được đảm bảo về mặt chất lượng. Những trái ngọt đó đều là nhờ vào những tư duy, thái độ và tinh thần trách nhiệm cao của người Nhật mang đến những sản phẩm chất lượng nhất.

Hẳn bạn không thể quên được, cách đây vài năm, một hãng ô tô lớn của Nhật Bản đã thu hồi toàn bộ số xe ô tô mà hãng này sản xuất trên toàn thế giới do lỗi túi khí, mặc dù sản phẩm vừa tung ra thị trường và chưa xảy ra bất kỳ một tai nạn nào, hãng này đã thu hồi và khắc phục sự cố hoàn toàn miễn phí. Nhờ việc làm thể tinh thần trách nhiệm cao đó, bù lại hãng ô tô đã nhận được rất nhiều sự ủng hộ và tin tưởng của khách hàng. Tinh thần trách nhiệm trong công việc của người Nhật rất đáng để các nước khác học hỏi.

7. Phong cách làm việc của người Nhật – Luôn nói “Cảm ơn”

Một nét đẹp tuyệt vời trong văn hóa và trong phong cách làm việc của người Nhật đó là nói “Cảm ơn – Arigatou”. Thậm chí có thể nói rằng, người Nhật luôn thường trực từ “Cảm ơn” trên môi trong bất kỳ tình huống nào.

8.Tôn trọng sự yên lặng

Trong văn hóa và phong cách của người Nhật, họ đặc biệt tôn trọng sự yên lặng. Những minh chứng đơn giản như Ngồi trên xe điện hay xe bus bạn sẽ thấy yên lặng như ở thư viện. Mọi người đọc sách, nghe nhạc…nếu có trò chuyện thì cũng rất khẽ và nhẹ nhàng.

9. Văn hóa làm việc Ho-ren-so – Báo cáo một cách nhanh chóng

Hầu hết các công ty Nhật Bản được cấu trúc để có một bộ phận riêng cho từng vai trò và mỗi bộ phận có lãnh đạo riêng. Để công việc tiến triển hiệu quả, mọi người cần phải tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình, cùng hướng đến mục tiêu chung của nhóm thể đạt được thành công.

Văn hóa làm việc “Ho-Ren-So” có nghĩa là gì? 

– HOKOKU: Báo cáo

– RENRAKU: Liên lạc

– SODAN: Thảo luận

Trong đó, HOKOKU có nghĩa là thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay những vấn đề đã được hoàn tất. RENRAKU là luôn cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan tránh trường hợp phát sinh. Còn SODAN chính là sự bàn bạc, thảo luận với mọi người khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để tất cả cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất

Bằng cách thường xuyên chia sẻ công việc của bạn đang ở giai đoạn nào và những gì bạn đang làm với người quản lý và đồng nghiệp, bạn có thể thực hiện chia sẻ công việc của mình và phát hiện bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Ngay cả khi bạn có một vấn đề cần phải xử lý gấp, bạn vẫn phải luôn tuân theo các quy tắc của “Ho-Ren-So”.

Lời kết

Trên đây là những điều thú vị về Phong cách làm việc của người Nhật – những điều thần kỳ đã làm nên thương hiệu khi nói về người Nhật Bản. Hy vọng sẽ là những thông tin hữu ích cho những bạn thực tập sinh và du học sinh chuẩn bị đến với xứ Phù Tang.

THANH GIANG CONINCON GROUP

• Trụ sở: Số 30/46, Hưng Thịnh, X2A, Yên Sở, Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 091.858.2233
• Email: contact@thanhgiang.org