Visa thăm thân Nhật Bản cần giấy tờ gì? Hướng dẫn hồ sơ và thủ tục chi tiết

Thăm thân Nhật Bản là nhu cầu phổ biến của nhiều gia đình có con em, vợ chồng hoặc người thân đang học tập, làm việc tại Nhật theo diện du học, kỹ sư, thực tập sinh, kỹ năng đặc định hay xuất khẩu lao động.  

Vậy xin visa đi Nhật thăm người thân cần giấy tờ gì? Mẫu thư mời sang Nhật viết ra sao và người bảo lãnh thăm thân cần chuẩn bị những gì? Thanh Giang sẽ giúp bạn nắm rõ trong bài viết dưới đây. Cùng theo dõi nhé!

Làm rõ visa thăm thân Nhật Bản là gì?

Visa thăm thân Nhật Bản là loại visa lưu trú ngắn hạn dành cho người muốn sang Nhật để thăm vợ/chồng, con cái, bố mẹ, anh chị em hoặc họ hàng đang sinh sống hợp pháp tại Nhật. 

Với các gia đình có người thân đi xuất khẩu lao động, thực tập sinh, kỹ sư hoặc kỹ năng đặc định, đây là diện visa thường được quan tâm khi muốn sang Nhật thăm con em, vợ chồng hoặc người nhà.

Theo hướng dẫn của Đại sứ quán Nhật Bản, diện thăm thân áp dụng cho vợ/chồng và họ hàng có quan hệ huyết thống hoặc hôn nhân trong phạm vi 3 đời. Hồ sơ cần chứng minh rõ quan hệ giữa người xin visa và người mời tại Nhật.

Visa thăm thân Nhật Bản dùng trong trường hợp nào?

Visa thăm thân được dùng khi mục đích sang Nhật là thăm người thân trong thời gian ngắn, không phải để làm việc hay cư trú dài hạn.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Bố mẹ sang Nhật thăm con đang đi xuất khẩu lao động
• Vợ/chồng sang thăm nhau tại Nhật
• Người thân sang thăm thực tập sinh, kỹ sư, kỹ năng đặc định
• Anh chị em, họ hàng sang Nhật thăm thân theo đúng quan hệ được chấp nhận
• Gia đình sang Nhật chăm nom ngắn hạn hoặc tham dự việc gia đình nếu có giấy tờ phù hợp

Thanh Giang lưu ý, visa thăm thân Nhật Bản là visa ngắn hạn. Người sang Nhật theo diện này không được làm việc hoặc sử dụng visa sai mục đích.

Người mời và người bảo lãnh là ai?

Trong hồ sơ thăm thân Nhật Bản, người mời là người đang ở Nhật và có quan hệ phù hợp với người xin visa. Người này có thể là con, vợ/chồng, bố mẹ, anh chị em hoặc họ hàng đang học tập, làm việc, cư trú hợp pháp tại Nhật.

Người bảo lãnh là người đứng ra bảo đảm về một số trách nhiệm liên quan đến chuyến đi, đặc biệt nếu phía Nhật chi trả chi phí. Người mời và người bảo lãnh có thể là cùng một người nếu đủ điều kiện hoặc có thể là hai người khác nhau tùy từng hồ sơ.

Vì sao giấy mời thăm thân Nhật Bản quan trọng?

Giấy mời thăm thân Nhật Bản giúp làm rõ lý do mời, quan hệ giữa hai bên, thời gian lưu trú và mục đích chuyến đi. Đây là giấy tờ quan trọng để cơ quan xét duyệt hiểu rằng chuyến đi có lý do chính đáng và phù hợp với diện visa thăm thân.

Nội dung giấy mời không nên ghi quá chung chung. Bạn nên thể hiện rõ mời ai sang, sang để làm gì, ở đâu, trong thời gian nào và mối quan hệ giữa người mời với người xin visa. Với gia đình có con em đang làm việc tại Nhật, giấy mời càng rõ thì hồ sơ càng dễ tạo sự tin cậy.

Visa thăm thân có phù hợp với gia đình người đi xuất khẩu lao động không?

Thực tế, visa thăm thân rất phù hợp với gia đình người đi xuất khẩu lao động nếu người thân tại Nhật đang làm việc hợp pháp theo diện xuất khẩu lao động, thực tập sinh, kỹ sư hoặc kỹ năng đặc định, gia đình tại Việt Nam có thể chuẩn bị hồ sơ xin visa đi Nhật thăm người thân.

Tuy nhiên, hồ sơ của người đi thăm thân Nhật Bản cần làm rõ:

• Người thân tại Nhật đang cư trú hợp pháp
• Có giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình
• Có lịch trình lưu trú cụ thể
• Có địa chỉ ở tại Nhật rõ ràng
• Có người chi trả chi phí chuyến đi
• Có giấy tờ bảo lãnh phù hợp nếu phía Nhật đứng ra bảo lãnh

Với nhóm hồ sơ này, Thanh Giang khuyên bạn nên chuẩn bị cẩn thận cả giấy tờ ở Việt Nam và giấy tờ phía Nhật gửi về, tránh để thiếu thông tin khiến hồ sơ phải bổ sung nhiều lần.

Đối tượng và điều kiện xin visa thăm thân Nhật Bản

Không phải mọi trường hợp muốn sang Nhật thăm người quen đều được xếp vào diện thăm thân. Để xin visa thăm thân Nhật Bản, người xin visa cần thuộc đúng nhóm đối tượng, chứng minh được quan hệ với người mời và có mục đích lưu trú ngắn hạn rõ ràng. Cụ thể:

Đối tượng được xin visa thăm thân Nhật Bản

Visa thăm thân Nhật Bản thường áp dụng cho những người có quan hệ gia đình, họ hàng với người đang sinh sống hợp pháp tại Nhật. 

Với các gia đình có con em đi xuất khẩu lao động, thực tập sinh, kỹ sư hoặc kỹ năng đặc định, bố mẹ, vợ/chồng, con cái hoặc anh chị em có thể chuẩn bị hồ sơ xin visa nếu chứng minh được quan hệ phù hợp.

Các nhóm đối tượng phổ biến gồm:

• Bố mẹ sang thăm con đang làm việc tại Nhật
• Vợ/chồng sang Nhật thăm nhau
• Con sang thăm bố mẹ đang ở Nhật
• Anh chị em ruột sang thăm nhau
• Họ hàng trong phạm vi quan hệ được chấp nhận
• Người thân sang chăm nom, thăm hỏi trong thời gian ngắn nếu có lý do phù hợp

Theo hướng dẫn lãnh sự Nhật Bản, diện thăm thân thường yêu cầu chứng minh quan hệ huyết thống hoặc hôn nhân trong phạm vi được chấp nhận. 

Vì vậy, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu cũ, giấy xác nhận cư trú hoặc giấy tờ liên quan đến quan hệ gia đình là phần rất quan trọng trong hồ sơ.

Điều kiện đối với người xin visa tại Việt Nam

Người xin visa cần chứng minh mình sang Nhật đúng mục đích thăm thân, có ràng buộc rõ ràng tại Việt Nam và sẽ quay về sau khi kết thúc chuyến đi.

Một số điều kiện cơ bản gồm:

• Có hộ chiếu còn hạn
• Có giấy tờ chứng minh quan hệ với người mời tại Nhật
• Có lịch trình lưu trú rõ ràng
• Có khả năng chi trả chi phí chuyến đi hoặc có người bảo lãnh phù hợp
• Không có lịch sử vi phạm xuất nhập cảnh nghiêm trọng
• Hồ sơ khai đúng, đủ và thống nhất thông tin

Nếu người xin visa là bố mẹ của thực tập sinh, kỹ sư hoặc người lao động tại Nhật, bạn cần làm rõ mục đích chuyến đi là thăm con, thời gian lưu trú bao lâu, ở tại đâu và ai sẽ chi trả chi phí.

Điều kiện đối với người mời tại Nhật

Người mời tại Nhật cần đang cư trú hợp pháp và có giấy tờ chứng minh tình trạng lưu trú. Với người lao động Việt Nam đang ở Nhật, giấy tờ thường cần thể hiện rõ tư cách lưu trú, địa chỉ cư trú và tình trạng công việc hiện tại.

Do đó, người mời nên chuẩn bị:

• Thẻ cư trú còn hiệu lực
• Giấy cư trú hoặc phiếu công dân tại Nhật
• Giấy xác nhận đang làm việc hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng học tập/làm việc
• Giấy mời thăm thân Nhật Bản
• Lịch trình lưu trú của người được mời
• Giấy bảo lãnh nếu đứng ra bảo lãnh tài chính

Trường hợp người mời là thực tập sinh hoặc lao động đang làm việc tại Nhật, Thanh Giang khuyên nên kiểm tra kỹ khả năng bảo lãnh tài chính trước khi làm hồ sơ. Nếu thu nhập chưa đủ mạnh, có thể cân nhắc để người xin visa tại Việt Nam tự chứng minh tài chính.

Điều kiện về tài chính khi xin visa thăm thân

Tài chính là yếu tố giúp hồ sơ thăm thân Nhật Bản rõ ràng và đáng tin cậy hơn. Người chi trả chi phí chuyến đi có thể là người xin visa tại Việt Nam hoặc người bảo lãnh tại Nhật.

Nếu người xin visa tự chi trả, bạn nên chuẩn bị:

• Sổ tiết kiệm hoặc xác nhận số dư
• Giấy tờ chứng minh thu nhập
• Giấy xác nhận công việc nếu có
• Giấy tờ tài sản nếu cần bổ sung

Nếu người bên Nhật bảo lãnh, bạn có thể cần:

• Giấy bảo lãnh
• Giấy xác nhận thu nhập
• Giấy chứng nhận nộp thuế hoặc giấy tờ thuế liên quan
• Giấy xác nhận công việc
• Giấy cư trú tại Nhật

Điểm quan trọng là tài chính cần phù hợp với thời gian lưu trú. Nếu lịch trình ở Nhật dài nhưng tài chính chứng minh quá yếu, hồ sơ dễ bị nghi ngờ về khả năng chi trả.

Điều kiện về mục đích chuyến đi

Mục đích xin visa phải đúng với diện thăm thân. Do đó, bạn nên trình bày rõ chuyến đi nhằm thăm ai? Vì sao đi vào thời điểm đó? Dự kiến ở đâu và quay về Việt Nam khi nào…

Chính vì vậy, bạn nên thể hiện rõ mục đích của mình như: 

• Thể hiện rõ quan hệ với người mời
• Lý do thăm thân cụ thể
• Thời gian đi và về rõ ràng
• Không có dấu hiệu lưu trú sai mục đích
• Không thể hiện ý định làm việc tại Nhật

Thanh Giang lưu ý, visa thăm thân không dùng để sang Nhật làm việc, tìm việc hoặc ở lại dài hạn. Khai sai mục đích có thể ảnh hưởng đến kết quả visa và những lần xin visa sau.

Các loại visa thăm thân Nhật Bản hiện nay

Khi tìm hiểu thăm thân Nhật Bản, nhiều bạn thường nhầm giữa thăm người thân, thăm bạn bè, người yêu hoặc du lịch tự túc. Thực tế, mỗi mục đích sẽ cần bộ hồ sơ và cách chứng minh khác nhau.

Visa thăm người thân, họ hàng

Đây là diện phù hợp với người muốn sang Nhật thăm bố mẹ, con cái, vợ/chồng, anh chị em hoặc họ hàng có quan hệ rõ ràng. Với gia đình có con em đang đi xuất khẩu lao động, thực tập sinh, kỹ sư hoặc kỹ năng đặc định tại Nhật đây là diện hồ sơ thường gặp nhất.

Hồ sơ cần tập trung chứng minh:

• Quan hệ giữa người xin visa và người mời
• Người mời đang cư trú hợp pháp tại Nhật
• Mục đích chuyến đi là thăm thân ngắn hạn
• Lịch trình lưu trú rõ ràng
• Tài chính chuyến đi phù hợp…

Các giấy tờ như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận cư trú, giấy mời thăm thân Nhật Bản và giấy tờ cư trú của người bên Nhật cần thống nhất thông tin.

Visa thăm bạn bè, người quen

Nếu sang Nhật để thăm bạn bè hoặc người quen, hồ sơ sẽ không được xếp giống hoàn toàn với diện thăm thân có quan hệ huyết thống. Trường hợp này cần chứng minh rõ mối quan hệ giữa hai bên, lý do quen biết và mục đích chuyến đi.

Người xin visa nên chuẩn bị:

• Giấy mời từ người ở Nhật
• Tài liệu chứng minh mối quan hệ nếu có
• Lịch trình lưu trú
• Thông tin nơi ở tại Nhật
• Hồ sơ tài chính của người chi trả chuyến đi

Diện này thường cần giải trình kỹ hơn vì quan hệ không phải thân nhân trực tiếp. Nếu hồ sơ viết chung chung hoặc không chứng minh được mối quan hệ, khả năng bị yêu cầu bổ sung sẽ cao hơn.

Visa thăm người yêu tại Nhật

Thăm người yêu tại Nhật là nhu cầu khá phổ biến nhưng hồ sơ cần chuẩn bị cẩn thận vì quan hệ này không phải lúc nào cũng được xem như diện thăm thân theo nghĩa gia đình, họ hàng. Người xin visa cần chứng minh mối quan hệ rõ ràng, mục đích chuyến đi hợp lý và tài chính minh bạch.

Vì vậy, hồ sơ xin visa bạn cần làm rõ:

• Hai bên quen nhau như thế nào
• Thời gian duy trì mối quan hệ
• Người mời đang ở Nhật theo tư cách lưu trú nào
• Dự kiến gặp gỡ, lưu trú trong bao lâu
• Ai chi trả chi phí chuyến đi

Thanh Giang lưu ý, không nên khai mập mờ giữa thăm thân, thăm bạn và thăm người yêu. Mục đích chuyến đi cần thống nhất với giấy mời, lịch trình và hồ sơ cá nhân.

Visa ngắn hạn kết hợp thăm thân và du lịch

Một số gia đình muốn sang Nhật vừa thăm con đang làm việc, vừa tranh thủ du lịch trong thời gian lưu trú. Trường hợp này vẫn có thể chuẩn bị hồ sơ theo mục đích chính là thăm thân, đồng thời thể hiện lịch trình di chuyển rõ ràng.

Chính vì vậy, trong hồ sơ bạn nên ghi cụ thể:

• Ngày đến Nhật
• Ngày thăm người thân
• Địa chỉ lưu trú
• Các điểm dự kiến tham quan nếu có
• Ngày rời Nhật

Nhìn chug, lịch trình bạn ghi không cần quá phức tạp nhưng phải hợp lý với thời gian lưu trú, tài chính và thông tin trong giấy mời.

Làm rõ visa thăm thân 1 lần và visa thăm thân nhiều lần

Khi xin visa thăm thân Nhật Bản, nhiều bạn quan tâm visa được đi một lần hay nhiều lần. Đây là điểm cần hiểu rõ để chọn đúng nhu cầu và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Visa thăm thân Nhật Bản 1 lần

Visa thăm thân 1 lần là loại visa cho phép nhập cảnh Nhật Bản một lần trong thời hạn được cấp. Sau khi người xin visa nhập cảnh và rời khỏi Nhật. Visa này sẽ hết giá trị sử dụng, dù thời hạn trên visa vẫn còn.

Loại visa này phù hợp với:

• Người lần đầu sang Nhật thăm thân
• Bố mẹ sang thăm con đang làm việc tại Nhật
• Vợ/chồng sang thăm nhau trong thời gian ngắn
• Người có lịch trình rõ ràng, chỉ đi một chuyến
• Hồ sơ chưa có lịch sử đi Nhật nhiều lần

Đây là loại visa phổ biến với nhiều gia đình có người thân đang đi xuất khẩu lao động tại Nhật.

Visa thăm thân Nhật Bản nhiều lần

Visa nhiều lần cho phép người được cấp nhập cảnh Nhật Bản nhiều lần trong thời hạn visa còn hiệu lực. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng được cấp visa nhiều lần vì diện này thường yêu cầu điều kiện tốt hơn về lịch sử đi lại, tài chính, mục đích nhập cảnh và độ tin cậy hồ sơ.

Loại visa này thường phù hợp với:

• Người có nhu cầu sang Nhật nhiều lần để thăm thân
• Người có tài chính ổn định
• Người từng đi Nhật hoặc có lịch sử xuất nhập cảnh tốt
• Có lý do hợp lý cho việc cần nhập cảnh nhiều lần
• Hồ sơ rõ ràng, ít rủi ro…

Nếu mới xin visa thăm thân lần đầu, Thanh Giang khuyên bạn nên ưu tiên chuẩn bị hồ sơ visa 1 lần thật chắc. Sau khi đã có lịch sử đi Nhật tốt, những lần sau có thể cân nhắc diện nhiều lần nếu đáp ứng điều kiện.

Nên xin visa 1 lần hay nhiều lần?

Việc chọn visa 1 lần hay nhiều lần phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và độ mạnh của hồ sơ. Nếu chỉ sang Nhật thăm con, thăm vợ/chồng trong một chuyến ngắn hạn, visa 1 lần là lựa chọn phù hợp hơn.

Nên xin visa 1 lần nếu:

• Lần đầu đi Nhật
• Chỉ có kế hoạch đi một chuyến
• Hồ sơ tài chính ở mức vừa đủ
• Mục đích thăm thân ngắn hạn rõ ràng

Có thể cân nhắc visa nhiều lần nếu:

• Thường xuyên cần sang Nhật thăm người thân
• Có lịch sử đi Nhật tốt
• Tài chính ổn định
• Hồ sơ chứng minh mục đích nhập cảnh nhiều lần rõ ràng

Quan trọng nhất là xin đúng nhu cầu thật. Bởi vậy, bạn không nên cố xin visa nhiều lần nếu hồ sơ chưa đủ mạnh vì điều này có thể làm hồ sơ bị xem xét kỹ hơn.

Hồ sơ xin visa thăm thân gồm những gì?

Hồ sơ xin visa thăm thân Nhật Bản cần chuẩn bị từ cả hai phía. Đó là người xin visa tại Việt Nam và người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật. Đây là phần bạn cần làm kỹ nhất vì chỉ cần thiếu giấy tờ hoặc thông tin không khớp, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung.

Giấy tờ của người xin visa tại Việt Nam

Người xin visa cần chuẩn bị các giấy tờ cá nhân, giấy tờ chứng minh quan hệ và tài chính nếu tự chi trả chuyến đi. Cụ thể, các giấy tờ cần chuẩn bị làm hồ sơ như sau:

Nhóm giấy tờ	Hồ sơ cần chuẩn bị
Giấy tờ cá nhân	Hộ chiếu còn hạn, căn cước công dân, ảnh thẻ, tờ khai xin visa
Chứng minh quan hệ	Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận quan hệ gia đình hoặc giấy tờ liên quan
Công việc	Hợp đồng lao động, xác nhận công việc, đơn xin nghỉ phép nếu đang đi làm
Tài chính	Sổ tiết kiệm, xác nhận số dư, sao kê tài khoản hoặc giấy tờ chứng minh thu nhập nếu tự chi trả
Lịch trình	Lịch trình lưu trú tại Nhật, vé máy bay dự kiến nếu có

Với bố mẹ sang thăm con đang làm việc tại Nhật, giấy tờ chứng minh quan hệ thường là giấy khai sinh của con, giấy tờ nhân thân của bố mẹ và thông tin cư trú của người con tại Nhật.

Giấy tờ của người mời tại Nhật

Người mời là người đang sinh sống, học tập hoặc làm việc hợp pháp tại Nhật. Nếu người thân đang đi xuất khẩu lao động, kỹ sư, thực tập sinh hoặc kỹ năng đặc định, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh tình trạng lưu trú rõ ràng. Dưới đây là một số giấy tờ của người mời cần chuẩn bị. Đó là:

Nhóm giấy tờ	Hồ sơ cần chuẩn bị
Giấy tờ cư trú	Bản sao thẻ cư trú, giấy cư trú hoặc phiếu công dân Nhật Bản
Giấy mời	Giấy mời thăm thân Nhật Bản, mẫu thư mời sang Nhật theo đúng mục đích
Công việc/học tập	Giấy xác nhận đang làm việc, giấy xác nhận học tập hoặc giấy tờ liên quan
Lịch trình	Lịch trình lưu trú dự kiến của người được mời
Chứng minh quan hệ	Giấy tờ bổ sung nếu cần làm rõ quan hệ với người xin visa

Ngoài ra, bạn cần lưu ý rằng, giấy mời thăm thân Nhật Bản cần ghi rõ người được mời là ai, sang Nhật trong thời gian nào, mục đích thăm thân là gì và dự kiến lưu trú tại đâu.

Giấy tờ của người bảo lãnh tại Nhật

Nếu người bên Nhật đứng ra bảo lãnh chi phí chuyến đi, cần chuẩn bị thêm hồ sơ tài chính và bảo lãnh. Đây là phần quan trọng để chứng minh chuyến đi có khả năng chi trả rõ ràng.

Các giấy tờ thường cần gồm:

• Giấy bảo lãnh
• Giấy xác nhận thu nhập
• Giấy chứng nhận nộp thuế hoặc giấy tờ thuế liên quan
• Giấy xác nhận công việc
• Giấy cư trú tại Nhật
• Bản sao thẻ cư trú nếu người bảo lãnh là người nước ngoài đang ở Nhật

Nếu người mời là lao động tại Nhật nhưng thu nhập chưa đủ mạnh, Thanh Giang thường khuyên nên cân nhắc để người xin visa tại Việt Nam tự chứng minh tài chính hoặc bổ sung hồ sơ tài chính từ cả hai phía để tăng độ tin cậy.

Mẫu thư mời sang Nhật cần có nội dung gì?

Mẫu thư mời xin visa Nhật không nên viết quá sơ sài. Nội dung càng rõ ràng thì hồ sơ càng dễ được hiểu đúng mục đích.

Một giấy mời nên có các nội dung chính như:

• Thông tin người mời tại Nhật
• Thông tin người được mời tại Việt Nam
• Mối quan hệ giữa hai bên
• Lý do mời sang Nhật
• Thời gian dự kiến lưu trú
• Địa chỉ lưu trú tại Nhật
• Người chi trả chi phí chuyến đi
• Cam kết người được mời sẽ về Việt Nam đúng hạn

Với hồ sơ thăm con đang đi xuất khẩu lao động tại Nhật, nội dung thư mời nên viết đúng trọng tâm. Chẳng hạn như bố mẹ hoặc người thân sang thăm trong thời gian ngắn, lưu trú tại địa chỉ rõ ràng và không có mục đích làm việc…

Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ xin visa thăm thân Nhật Bản

Để tránh bị thiếu hồ sơ hoặc phải bổ sung nhiều lần, bạn nên kiểm tra kỹ trước khi nộp.

Một số lưu ý quan trọng bạn cần nhớ khi chuẩn bị giấy tờ như:

• Thông tin họ tên, ngày sinh, địa chỉ phải thống nhất
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cần rõ ràng, dễ đối chiếu
• Lịch trình lưu trú phải hợp lý với thời gian xin visa
• Giấy mời và giấy bảo lãnh không nên ghi sai mục đích
• Tài chính cần phù hợp với số ngày lưu trú
• Không nộp giấy tờ giả hoặc khai thông tin không đúng sự thật

Tóm lại, hồ sơ xin visa thăm thân Nhật Bản không phải cứ nhiều giấy tờ là tốt. Quan trọng nhất là giấy tờ phải đúng, đủ, thống nhất và chứng minh được mục đích thăm thân rõ ràng.

Lệ phí xin visa thăm thân Nhật Bản

Lệ phí xin visa thăm thân Nhật Bản là khoản phí người xin visa cần nộp theo quy định khi hồ sơ được tiếp nhận và xử lý. Mức phí có thể thay đổi tùy từng thời điểm, loại visa và nơi nộp hồ sơ. Vì vậy bạn nên kiểm tra lại thông tin mới nhất trước khi nộp.

Lệ phí visa thăm thân Nhật Bản gồm những khoản nào?

Khi xin visa thăm thân, bạn có thể cần chuẩn bị một số khoản phí cơ bản như:

• Phí xét duyệt visa theo quy định
• Phí dịch vụ nếu nộp qua đơn vị tiếp nhận hồ sơ được chỉ định
• Chi phí dịch thuật, công chứng giấy tờ nếu cần
• Chi phí gửi hồ sơ từ Nhật về Việt Nam nếu người mời gửi bản gốc
• Chi phí chụp ảnh, in ấn, bổ sung hồ sơ

Tùy từng trường hợp, tổng chi phí chuẩn bị hồ sơ có thể khác nhau. Nếu hồ sơ đơn giản, giấy tờ rõ ràng thì chi phí sẽ nhẹ hơn so với hồ sơ cần bổ sung nhiều giấy tờ chứng minh.

Khi nào cần nộp lệ phí visa?

Thông thường, lệ phí visa sẽ được thu theo quy định của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Một số trường hợp chỉ thu phí khi visa được cấp nhưng bạn vẫn cần chuẩn bị sẵn các khoản phí liên quan đến dịch vụ, giấy tờ và xử lý hồ sơ.

Để tránh nhầm lẫn, trước khi nộp hồ sơ, bạn nên kiểm tra rõ:

• Mức phí visa hiện hành
• Hình thức nộp phí
• Nơi nộp phí
• Có phát sinh phí dịch vụ hay không
• Trường hợp trượt visa có được hoàn phí không

Có nên tự làm hồ sơ để tiết kiệm chi phí không?

Nếu hồ sơ đơn giản, quan hệ rõ ràng và bạn hiểu đúng yêu cầu, có thể tự chuẩn bị hồ sơ xin visa thăm thân Nhật Bản. Tuy nhiên, với những hồ sơ có yếu tố phức tạp như người mời là lao động tại Nhật, tài chính chưa mạnh, giấy tờ quan hệ thiếu rõ ràng hoặc từng trượt visa, nên được rà soát kỹ trước khi nộp.

Thanh Giang thường khuyên bạn không nên chỉ nhìn vào chi phí rẻ mà cần ưu tiên hồ sơ đúng ngay từ đầu. Nếu làm sai, thiếu giấy tờ hoặc khai chưa thống nhất, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian hoặc ảnh hưởng đến kết quả xét visa.

Các bước làm hồ sơ xin visa thăm thân Nhật Bản

Để xin visa thăm thân Nhật Bản thuận lợi, bạn nên làm theo từng bước rõ ràng. Việc chuẩn bị đúng thứ tự sẽ giúp hạn chế thiếu giấy tờ và dễ kiểm soát tiến độ hơn. Dưới đây là các bước làm hồ sơ xin thăm thân Nhật Bản được Thanh Giang tổng hợp lại. Đó là:

Bước 1: Xác định đúng mục đích xin visa

Trước tiên, cần xác định chuyến đi thuộc diện nào. Cụ thể như thăm bố mẹ, thăm con, thăm vợ/chồng, thăm anh chị em, họ hàng hay thăm bạn bè/người quen… Mục đích này phải thống nhất trong giấy mời, lịch trình và tờ khai visa.

Nếu là gia đình sang thăm con đang đi xuất khẩu lao động tại Nhật, bạn nên ghi rõ mục đích là thăm thân ngắn hạn, không phải đi làm, không phải cư trú dài hạn.

Bước 2: Kiểm tra quan hệ giữa người xin visa và người mời

Sau khi xác định mục đích, cần kiểm tra giấy tờ chứng minh quan hệ. Đây là phần rất quan trọng với diện thăm thân Nhật Bản.

Một số giấy tờ thường dùng gồm:

• Giấy khai sinh
• Giấy đăng ký kết hôn
• Sổ hộ khẩu cũ nếu còn
• Giấy xác nhận thông tin cư trú
• Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình khác nếu cần

Thông tin trên các giấy tờ cần thống nhất về họ tên, ngày sinh, quan hệ và địa chỉ.

Bước 3: Người bên Nhật chuẩn bị giấy mời và giấy tờ liên quan

Người mời tại Nhật cần chuẩn bị giấy mời thăm thân Nhật Bản, lịch trình lưu trú và giấy tờ chứng minh đang cư trú hợp pháp tại Nhật.

Các giấy tờ thường cần gồm:

• Giấy mời
• Lịch trình lưu trú
• Bản sao thẻ cư trú
• Giấy cư trú hoặc phiếu công dân Nhật Bản
• Giấy xác nhận công việc hoặc học tập
• Giấy bảo lãnh và giấy tờ tài chính nếu người bên Nhật bảo lãnh

Với người mời là thực tập sinh, kỹ sư hoặc kỹ năng đặc định, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trên thẻ cư trú, địa chỉ hiện tại và tình trạng công việc.

Bước 4: Người xin visa tại Việt Nam chuẩn bị hồ sơ cá nhân

Người xin visa tại Việt Nam cần chuẩn bị hồ sơ cá nhân, tài chính và công việc nếu có. Hồ sơ càng rõ ràng thì quá trình xét duyệt càng thuận lợi.

Các giấy tờ cần kiểm tra gồm:

• Hộ chiếu còn hạn
• Ảnh thẻ đúng quy định
• Tờ khai xin visa
• Căn cước công dân
• Giấy tờ chứng minh quan hệ
• Giấy tờ công việc nếu có
• Giấy tờ tài chính nếu tự chi trả
• Lịch trình chuyến đi

Nếu người xin visa là bố mẹ lớn tuổi, có thể cần chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh ràng buộc tại Việt Nam để tăng độ tin cậy cho hồ sơ.

Bước 5: Rà soát hồ sơ trước khi nộp

Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin giữa giấy mời, tờ khai, lịch trình, giấy tờ cư trú và giấy tờ chứng minh quan hệ.

Do đó, bạn cần rà soát kỹ:

• Họ tên có đúng không
• Ngày tháng năm sinh có khớp không
• Địa chỉ tại Nhật có thống nhất không
• Thời gian lưu trú có hợp lý không
• Người chi trả chi phí có rõ không
• Giấy tờ có còn hiệu lực không
• Mục đích chuyến đi có thống nhất không

Đây là bước Thanh Giang luôn nhấn mạnh vì nhiều hồ sơ không yếu nhưng bị chậm do lỗi nhỏ như sai thông tin, thiếu chữ ký hoặc lịch trình chưa hợp lý.

Bước 6: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

Sau khi hoàn thiện, bạn nộp hồ sơ theo đúng nơi tiếp nhận phù hợp với khu vực cư trú. Trong quá trình xét duyệt, nếu được yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc làm rõ thông tin, bạn cần phản hồi đúng hạn.

Khi có kết quả visa, bạn nên kiểm tra lại:

• Họ tên trên visa
• Thời hạn visa
• Số lần nhập cảnh
• Thời gian lưu trú được phép
• Ngày dự kiến đi Nhật

Nếu được cấp visa, người xin visa cần nhập cảnh đúng mục đích, lưu trú đúng thời hạn và quay về Việt Nam theo đúng kế hoạch.

Kinh nghiệm xin visa thăm thân Nhật Bản

Xin visa thăm thân Nhật Bản sẽ thuận lợi hơn nếu hồ sơ đúng mục đích, giấy tờ rõ ràng và thông tin giữa người xin visa tại Việt Nam với người mời tại Nhật thống nhất. Đặc biệt với gia đình có người thân đang đi xuất khẩu lao động, thực tập sinh, kỹ sư hoặc kỹ năng đặc định, hồ sơ càng cần chuẩn bị kỹ để tránh phải bổ sung nhiều lần.

Chứng minh rõ quan hệ với người mời

Phần quan hệ là yếu tố quan trọng nhất trong hồ sơ thăm thân Nhật Bản:

• Nếu bố mẹ sang thăm con, cần có giấy khai sinh
• Nếu vợ/chồng thăm nhau, cần giấy đăng ký kết hôn
• Nếu là anh chị em hoặc họ hàng, cần giấy tờ hộ tịch phù hợp để chứng minh quan hệ.

Thông tin trên giấy tờ phải thống nhất về họ tên, ngày sinh và quan hệ gia đình. Nếu giấy tờ cũ có sai lệch, bạn nên xử lý hoặc chuẩn bị giải trình trước khi nộp.

Viết giấy mời thăm thân rõ ràng

Giấy mời thăm thân Nhật Bản cần ghi rõ người mời, người được mời, mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú, địa chỉ ở Nhật và người chi trả chi phí. Nội dung không nên viết chung chung như mời sang chơi mà nên thể hiện đúng mục đích thăm thân.

Với trường hợp bố mẹ sang thăm con đang làm việc tại Nhật, giấy mời nên ghi rõ con đang cư trú hợp pháp, mong muốn mời bố mẹ sang thăm trong thời gian ngắn và sẽ lưu trú tại địa chỉ cụ thể.

Chuẩn bị lịch trình lưu trú hợp lý

Lịch trình không cần quá dài nhưng phải rõ ngày đi, ngày về, nơi ở và hoạt động chính trong thời gian tại Nhật. Nếu mục đích là thăm thân, lịch trình nên tập trung vào việc thăm người thân, gặp gỡ gia đình hoặc tham quan nhẹ nhàng nếu có.

Bởi vậy, bạn không nên xin thời gian lưu trú quá dài nếu tài chính chưa đủ mạnh hoặc mục đích chuyến đi chưa thật sự cần thiết. Lịch trình càng hợp lý thì hồ sơ càng dễ tạo độ tin cậy.

Chứng minh tài chính minh bạch

Người chi trả chuyến đi có thể là người xin visa tại Việt Nam hoặc người bảo lãnh tại Nhật. Dù theo hình thức nào, tài chính cần rõ ràng và phù hợp với thời gian lưu trú.

Nếu người mời tại Nhật là thực tập sinh hoặc lao động mới sang, thu nhập chưa cao, bạn nên cân nhắc bổ sung tài chính từ phía Việt Nam để hồ sơ chắc hơn. Thanh Giang thường khuyên không nên khai tài chính quá cao nhưng thiếu giấy tờ chứng minh.

Không khai sai mục đích visa

Visa thăm thân Nhật Bản là visa ngắn hạn, dùng để thăm người thân, không dùng để làm việc hoặc cư trú dài hạn. Vì vậy, giấy mời, tờ khai visa và lịch trình cần thống nhất đúng mục đích chuyến đi.

Việc khai sai mục đích có thể ảnh hưởng đến kết quả xét visa và những lần xin visa sau. Đây là điểm bạn cần đặc biệt lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ.

Rà soát hồ sơ trước khi nộp

Trước khi nộp, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin như họ tên, ngày sinh, địa chỉ tại Nhật, thời gian lưu trú, quan hệ giữa hai bên, người chi trả chi phí và chữ ký trên các mẫu giấy tờ.

Thanh Giang khuyên bạn nên chuẩn bị hồ sơ sớm, nhất là khi cần giấy tờ từ Nhật gửi về. Nếu hồ sơ có điểm yếu như từng trượt visa, tài chính chưa rõ hoặc giấy tờ quan hệ khó chứng minh, bạn nên rà soát kỹ trước khi nộp để tăng tỷ lệ đậu visa.

Thăm thân Nhật Bản sẽ thuận lợi hơn nếu người xin visa và người mời tại Nhật chuẩn bị đúng hồ sơ, giấy mời, giấy bảo lãnh, lịch trình lưu trú và giấy tờ chứng minh quan hệ. Đặc biệt, với gia đình có người thân đang đi xuất khẩu lao động, thực tập sinh, kỹ sư hoặc kỹ năng đặc định tại Nhật, thông tin hồ sơ cần rõ ràng, thống nhất và đúng mục đích chuyến đi.

Nếu bạn cần hỗ trợ xin visa thăm thân Nhật Bản, làm giấy mời thăm thân hoặc chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh người thân sang Nhật, hãy inbox ngay fanpage Thanh Giang hoặc gọi hotline 091.858.2233 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé!

Tags: visa nhật bản