Horenso là gì? Horenso được ứng dụng như thế nào?

Tại Nhật Bản, bất cứ tổ chức nào cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ coi đây là giải pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả nhất. Đây là vấn đề các bạn thực tập sinh/kỹ sư Việt Nam cần đặc biệt lưu ý khi chuẩn bị làm việc tại “đất nước mặt trời mọc”. Nếu bạn chưa biết “Horenso là gì?” hay “Horenso được ứng dụng như thế nào?” hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

1. Horenso là gì? Được hiểu như thế nào?

Người Nhật có cách làm việc vô cùng hiệu quả. Họ tối ưu được thời gian cũng như hiệu suất công việc. Một số đặc trưng trong cách làm việc của Nhật là tính nguyên tắc, chính xác và đúng giờ. Bên cạnh đó, người Nhật cũng có phương pháp làm việc rất thông minh. Trong đó, có thể kể đến Horenso.

1.1 Vậy Horenso là gì?

Horenso là phương pháp làm việc nhóm và phương pháp giao tiếp trong lúc làm việc đặc trưng của Nhật Bản. Nó được xem là “công cụ” giao tiếp trong công việc, giúp những người cùng một doanh nghiệp có cách nói chuyện chung để thống nhất phương thức truyền đạt thông tin nội bộ. Mục đích của phương pháp này là tối ưu giao tiếp nơi công sở, từ đó tối ưu hóa được giá trị của công ty, doanh nghiệp.

Thực chất, Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.

Cụ thể, trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

>>> Áp dụng phương pháp Horenso trong công việc giúp bạn tối ưu quá trình làm việc nhóm, trao đổi thông tin dễ dàng hơn và tương tác tốt với đồng nghiệp.

2. Ứng dụng Horenso trong công việc như thế nào?

Bên cạnh thắc mắc “Horenso là gì?” thì cách ứng dụng Horenso trong giải quyết công việc cũng là vấn đề nhiều người thắc mắc.

Quy tắc Horenso  được bắt đầu khi cấp trên đưa ra yêu cầu. Yêu cầu này có thể không nhất thiết phải rõ ràng hoặc đầy đủ, gợi ý cho nhân viên cấp dưới bắt đầu triển khai.

Tiếp đó, nhân viên cấp dưới sẽ suy nghĩ về yêu cầu và thực hiện bước đầu tiên để giải quyết yêu cầu của cấp trên. Quá trình này bao gồm một chuỗi các hành động như nghiên cứu, làm bản kế hoạch ban đầu, làm một bản phác thảo…

Sau đó, nhân viên cấp dưới sẽ báo cáo những hành động này cho cấp trên, họp với cấp trên để hỏi ý kiến và lời khuyên của họ. Cấp trên sẽ đưa ra ý kiến nhận xét và nhân viên cấp dưới sẽ tiếp nhận điều đó và thực hiện thêm một số công việc theo yêu cầu, rồi lại báo cáo cho cấp trên.

2.1 Hokoku- Báo cáo

Với mô hình Horenso, báo cáo là một nhiệm vụ. Và việc chủ động báo cáo sẽ là “yếu tố cần” với mỗi công việc, dự án.

Thời điểm báo cáo dựa trên các mục sau:

• Khi kết thúc công việc được giao
• Với những công việc mang tính dài hạn, bạn cần báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc.
• Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề cần thay đổi, bạn cũng cần báo cáo.
• Khi thu thập thông tin gì mới cũng nên báo cáo
• Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới trong công việc.

>>> Phương pháp báo cáo tốt: Báo cáo đầy đủ và chính xác, tin xấu báo trước. Sử dụng văn phong lịch sự và tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo cần tuyển chọn và phân tích, có đưa ra giải pháp. Trong những trường hợp cần thiết, bạn có thể báo cáo bằng miệng.

2.2 Renraku – Liên lạc

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì thế, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, vì vấn đề này liên quan đến yếu tố thời gian.

>>>Phương pháp liên lạc tốt: Với những việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, fax hay điện thoại…và chỉ nói những điều cần thiết, nhanh và kịp thời.

Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng hay cuộc họp kết thúc ngày, hay sử dụng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những vấn đề liên quan đến phương châm, cải tiến chất lượng hay rút kinh nghiệm…nên sử dụng văn bản để liên lạc.

2.3 Sodan – Bàn bạc

Bàn bạc chính là yếu tố then chốt để bạn có thể giải quyết công việc của mình một cách hiệu quả. Bạn nên nhớ rằng, không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì thế, việc trao đổi, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề được nêu ra. Và quan trọng, bạn sẽ chọn được phương pháp tối ưu nhất cho dự án của mình.

>>> Phương pháp bàn bạc tốt: Đông người, nhiều cá tính, phong cách. Ghi nhận các ý kiến. Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt. Khi có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định.

Trên đây là phần giải thích cũng như ứng dụng phương pháp Horenso. Nếu bạn đang chuẩn bị đến làm việc tại “đất nước mặt trời mọc” hay làm việc tại công ty Nhật tại Việt Nam, hãy tìm hiểu kỹ phương pháp này để đạt hiệu quả công việc cao.